W świecie zdominowanym przez nieustanny przepływ informacji, archiwista odgrywa ważną rolę w utrzymaniu porządku, dostępu do danych oraz skutecznego zarządzania dokumentacją. Kursy kancelaryjno-archiwalne stanowią niezbędne narzędzie w procesie rozwoju archiwisty, umożliwiając zdobycie nie tylko teoretycznej wiedzy, lecz również praktycznych umiejętności niezbędnych do skutecznego gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów. W niniejszym artykule przyjrzymy się temu, w jaki sposób kursy kancelaryjno-archiwalne wspierają rozwój archiwisty, a także jakie wyzwania i możliwości stawiają przed specjalistami w dziedzinie zarządzania dokumentacją i archiwizacji.

Kursy archiwisty przygotowane zostały o najważniejszych stanowiskach odpowiedzialnych za funkcjonowanie archiwum zakładowego i kancelarii, w tym kancelarii tajnej, w firmie. Są to przede wszystkim archiwista oraz kierownik kancelarii, jak też inni pracownicy kancelaryjni.

Archiwista i archiwum zakładowe

Archiwista to specjalista zajmujący się zarządzaniem dokumentacją i archiwizacją w instytucjach, firmach lub organizacjach. Jego głównym zadaniem jest gromadzenie, porządkowanie, przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów, mających wartość historyczną, prawną lub administracyjną. Archiwista dba o utrzymanie porządku w archiwum, chroni integralność dokumentów, a także dostosowuje procedury do aktualnych wymogów prawa archiwalnego. Ponadto, archiwista często angażuje się w procesy digitalizacji dokumentacji oraz stosuje nowoczesne technologie w celu efektywnego zarządzania zasobami archiwalnymi. Jego praca jest kluczowa dla zachowania pamięci historycznej i kulturowej, a także wspierania bieżących potrzeb organizacji związanych z dokumentacją.

Archiwum zakładowe to instytucja lub dział w przedsiębiorstwie, organizacji lub instytucji, odpowiedzialny za gromadzenie, przechowywanie i zarządzanie dokumentacją wewnętrzną oraz archiwalną danej jednostki. Jego głównym celem jest utrzymanie porządku w dokumentach firmowych, zarządzanie obiegiem informacji oraz zapewnienie dostępu do niezbędnych danych w kontekście bieżących potrzeb operacyjnych oraz wymogów prawnych i archiwalnych. Archiwum zakładowe odpowiada za zachowanie integralności, poufności i dostępności dokumentacji, a także podejmuje działania związane z przetwarzaniem i przechowywaniem danych zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Kancelaria i kierownik kancelarii

Kancelaria w firmie lub organizacji to dział odpowiedzialny za zarządzanie dokumentacją, korespondencją, obsługę biurową oraz organizację pracy biura. Zapewnia skuteczny obieg informacji wewnętrznej i zewnętrznej, dba o porządek w dokumentach oraz wspiera pracowników w codziennych zadaniach administracyjnych.

Kancelaria tajna to specjalizowany obszar kancelarii, który zajmuje się dokumentacją o charakterze poufnym i ograniczonym dostępem. Gromadzi, przechowuje oraz zarządza informacjami wymagającymi szczególnej ochrony, zgodnie z polityką bezpieczeństwa danej firmy lub organizacji.

Kierownik kancelarii w firmie lub organizacji to osoba odpowiedzialna za nadzorowanie pracy działu kancelaryjnego. Jego zadania obejmują zarządzanie dokumentacją, organizację pracy biura, nadzór nad obiegiem informacji, a także koordynację pracowników zajmujących się obsługą biurową.

Kancelaria tajna to specjalizowany obszar kancelarii, a kierownik kancelarii tajnej pełni rolę nadzorczą nad dokumentacją o charakterze poufnym i ograniczonym dostępem. Jego zadania obejmują zapewnienie odpowiedniej ochrony i bezpieczeństwa dokumentów poufnych, wdrażanie procedur związanych z zachowaniem tajemnicy, a także współpracę z innymi działami organizacji w zakresie bezpieczeństwa informacji. Kierownik kancelarii tajnej musi być zazwyczaj świadomy i przestrzegać obowiązujących regulacji dotyczących zachowania poufności i tajemnicy państwowej.

Czym jest kurs kancelaryjno-archiwalny?

Kurs kancelaryjno-archiwalny to rodzaj szkolenia, które ma na celu przygotowanie uczestników do pracy w dziedzinie zarządzania dokumentacją i archiwizacji w różnych instytucjach, firmach czy organizacjach. Głównym celem takiego kursu jest przekazanie wiedzy z zakresu kancelaryjności, archiwizacji, prawa archiwalnego, a także umiejętności praktycznych związanych z organizacją i zarządzaniem dokumentami.

Kursy kancelaryjno-archiwalne dzielą się zazwyczaj na stopnie, z których każdy ma określony poziom zaawansowania i zakres tematyczny. Oto ogólna charakterystyka kursu I i II stopnia:

Kurs I stopnia:

Skierowany jest najczęściej do osób, które dopiero rozpoczynają pracę w dziedzinie zarządzania dokumentacją i archiwizacją.
Omawia podstawowe zagadnienia z zakresu kancelaryjności, prawa archiwalnego, zasady gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów.
Uczestnicy zdobywają wiedzę teoretyczną oraz podstawowe umiejętności praktyczne.

Kurs II stopnia:

Adresowany jest do osób, które już posiadają pewne doświadczenie w pracy z dokumentacją i archiwami.
Rozszerza tematykę o bardziej zaawansowane aspekty zarządzania dokumentacją, prawo archiwalne w bardziej skomplikowanych przypadkach, a także omawia nowoczesne technologie wspomagające pracę archiwistyczną.
Może obejmować również zagadnienia związane z digitalizacją dokumentów, zarządzaniem bazami danych archiwalnych, czy też przechowywaniem elektronicznych nośników danych.

Program kursu kancelaryjno-archiwalnego

Zagadnienia omawiane na zajęciach obejmują m.in.:

Podstawowe pojęcia z zakresu archiwistyki i kancelaryjności.
Prawo archiwalne i przepisy regulujące gromadzenie i przechowywanie dokumentów.
Metodyki porządkowania i klasyfikacji dokumentów.
Organizacja archiwów i gospodarka dokumentacją.
Bezpieczeństwo dokumentów i archiwów.
Aspekty informatyzacji i elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Kursy te mogą być skierowane do pracowników archiwów, bibliotek, biur obsługi dokumentacji, a także pracowników różnych instytucji, które potrzebują specjalistycznej wiedzy w zakresie zarządzania dokumentacją. Współczesne kursy kancelaryjno-archiwalne często uwzględniają również aspekty związane z digitalizacją dokumentów i przechowywaniem danych elektronicznych.

Jakie inne kursy warto rozważyć dla pracowników kancelarii i archiwum?

Pracownicy kancelarii i archiwum mogą skorzystać z różnych kursów, które pomogą im poszerzyć umiejętności i wiedzę w obszarze zarządzania dokumentacją, prawem archiwalnym, a także technologiami informatycznymi. Oto kilka kursów, które mogą być warto rozważyć:

Kursy z zakresu zarządzania dokumentacją:

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną: Skupia się na technikach i narzędziach związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją, w tym systemami do obsługi dokumentów elektronicznych.
Skuteczna organizacja pracy biurowej: Pomaga w doskonaleniu umiejętności organizacyjnych, zarządzania czasem oraz efektywnej pracy w środowisku biurowym.

Kursy z zakresu archiwistyki:

Bezpieczeństwo informacji archiwalnej: Koncentruje się na zabezpieczaniu dokumentów przed utratą, zniszczeniem czy nieautoryzowanym dostępem.
Digitalizacja dokumentów i zarządzanie danymi elektronicznymi: Omawia techniki digitalizacji dokumentów oraz metody zarządzania danymi elektronicznymi w kontekście archiwizacji.

Kursy z prawa archiwalnego:

Prawo archiwalne w praktyce: Zapewnia głębsze zrozumienie przepisów prawnych związanych z archiwizacją i udostępnianiem dokumentów.
Kierownik kancelarii tajnej: To kurs przygotowujący do pracy w charakterze kierownika kancelarii tajnej i zapewniający przygotowanie odpowiednie do zapewnienia poufności informacjom poufnym.

Kursy informatyczne i z obszaru technologii informacyjnych:

Podstawy obsługi systemów informatycznych w archiwach: Dla pracowników archiwów ważne jest zrozumienie systemów informatycznych używanych do zarządzania archiwami.
Bezpieczeństwo informatyczne: Pomocne w zrozumieniu podstawowych zagadnień związanych z bezpieczeństwem informacji, co jest istotne w pracy z archiwami elektronicznymi.
Technologie przechowywania danych: Dla tych, którzy zajmują się przechowywaniem i archiwizacją dużych ilości danych, warto zrozumieć różne technologie przechowywania.
Rozwój systemów informatycznych dla archiwów: Omawia nowoczesne trendy w zakresie systemów informatycznych stosowanych w archiwach.

Przed wyborem konkretnego kursu, warto zastanowić się nad potrzebami i celami zawodowymi pracowników oraz dostosować wybór do specyfiki danego miejsca pracy. Współpraca z lokalnymi instytucjami edukacyjnymi, szkołami archiwistyki czy specjalistycznymi firmami szkoleniowymi może również dostarczyć dostosowanych do konkretnych potrzeb rozwiązań.

Kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia